Quand envoyer les invitations ? 

C’est une préoccupation à ne pas prendre à la légère. Vous êtes tout excité(e) et mourrez d’envie d’organiser des festivités pour célébrer dignement et immortaliser cet important jour de votre vie ? Pour une meilleure organisation de votre mariage, le délai  d’envoi des faire part mariage revêt une importance capitale.

Voici donc quelques conseils sur la période idéale pour envoyer vos invitations.

 Un an à l’avance, vous dites ?

Seulement et uniquement dans le cas nécessitant un voyage des invités à l’extérieur du pays. En effet, si vous prévoyez organiser votre évènement hors de votre pays de résidence, il est indéniable que vos invités devront parcourir une distance considérable. Il s’avère donc indispensable de les en aviser environs 10 à 12 mois à l’avance.

Non seulement ils ont une routine quotidienne qu’il leur faudra délaisser pendant des jours pour être à vos côtés, mais aussi, nous parlons d’un voyage d’un pays à l’autre, synonyme de dépenses. Le temps nécessaire à prévoir pour gérer ces détails se doit donc d’être long.

Un suivi minutieux est ici de mise

Un mariage à l’étranger, c’est beau, c’est extraordinaire ! Mais sans la famille et les amis, c’est plus une formalité, sans vie. Alors, si plutôt vous nourrissez l’espoir  de vivre des moments bien joyeux et surtout parce que vous vous devez d’être sympa vu que c’est vous qui invitez, ne vous en tenez pas seulement à porter très tôt l’information.

Vous devez aussi et surtout demeurer permanemment (sans toutefois les harceler) en contact avec vos invités. Veillez à souvent leur faire parvenir des détails visant à faciliter leur présence et ce séjour loin de chez eux.

Choisissez par exemple de leur faire savoir le temps qu’il fera à destination à cette période de l’année. Pour cela, référez-vous simplement à la météo et prévenez-les. Ils doivent prendre des dispositions (notamment vestimentaires) adéquates.

Mettez-les au courant de la date de votre voyage dans le cadre de l’évènement en question. Pourquoi ne pas visiter des sites internet afin de leur faire des propositions d’hôtels avec détails à l’appui ?

Vous serez également adorable de leur proposer des activités de divertissement auxquelles ils pourront s’adonner et/ou des lieux touristiques à visiter pour agrémenter leur séjour.

Si non, quel délai ?

Hormis le cas exceptionnel précédent, il est conseillé d’envoyer les invitations moyennement 8 semaines, soit deux mois à l’avance. Entre les occupations habituelles de vos invités et les autres rendez-vous (visites médicales, invitations parallèles, rendez-vous d’affaires,…) qu’ils ont à honorer, il est important de trouver un juste milieu : ils ne doivent ni avoir trop de temps pour en arriver à oublier votre invitation (ou égarer votre carte), ni trop peu car il se peut qu’ils aient déjà contractés d’autres engagements  importants. Tenez également compte des délais fabrication de vos faire part qui selon les prestataires varient de 1 à 2 semaines pour les faire part les plus simple à 1 mois.

Ce délai a donc tout autant l’avantage de ne pas laisser une très grande marge à vos invités pour qu’ils oublient le contenu de votre message au point de se mettre à vous rappeler pour demander les mêmes informations qui pourtant avaient déjà été mis noir sur blanc dans l’invitation qui leur est parvenue.

Mais tout dépend aussi du type et de la qualité de l’évènement. S’il s’agit d’une réception assez sobre, un délai de quatre semaines est recommandé. De plus, une invitation à un anniversaire par exemple n’a pas besoin d’être aussi protocolaire (parlant de timing d’envoi) que celle d’un mariage.

Le « Save the date », ça vous tente ?

Comme sus-expliqué, envoyer une invitation avec une trop grande longueur d’avance ne vous serait pas bénéfique.  Au contraire, cela pourrait se révéler contradictoire à votre désir de rassembler tout le monde. En effet, vos invités risquent de perdre leur invitation ou de le ranger, puis avec le temps, d’en oublier le rendez-vous.

Toutefois, il vous est bien possible de les avertir autant de mois que vous voulez en avance. Vous vous demandez comment ? Eh bien, ça sert à ça, les « Save the date » ; ces petits cartons portant notification/mention de votre évènement. Pouvant se présenter sous mille formes (carré, rond, cœur, étoile,…), ils peuvent être envoyés même plus de six mois à l’avance. Pourquoi ?

Parce qu’il se peut que telle personne de votre liste habite bien loin de vous, ou que telle autre soit toujours entre deux avions. Si vous la tenez donc informée avec autant d’avance, il n’aura aucune excuse pour s’absenter. Aussi, aurez-vous d’office le bénéfice d’être le seul rendez-vous au programme ce jour. Résultat : vous serez priorisé quel que soit le degré de surcharge de son agenda.

Le « Save the date » contient souvent uniquement la date et l’heure. Pas de besoin de trop de détails. Si à cette étape des préparatifs, le lieu est déjà confirmé avec certitude, il peut tout aussi y figurer.

Mais attention ! Ajoutez-y toujours qu’un faire-part bien détaillé sera envoyé en bonne et due forme dans les semaines à venir.

Save the date

Un mail, un courrier, un texto ? : Efficacité prouvée

Avant d’inviter une question est nécessaire à savoir envoyer les faire part ou faire une remise en main propre? Une question que nous traitons dans un article mais tenez en compte pour connaitre le nombre d’enveloppe nécessaire pour inviter.

Après l’envoi de votre carton informatif, il est important (mais pas indispensable) de procéder, après quelques semaines (souvent la moitié entre la date d’envoi précédente et la date même de Evènement), à un 2e rappel bien avant l’invitation proprement dite.

Ceci peut se faire, soit à travers l’envoi d’un mail ou à travers un message matériel, c’est-à-dire une lettre écrite sur papier et renvoyée à votre liste d’invités. Un texto ne serait pas non plus inutile ici. Dans l’un ou autre des cas, il faut privilégier l’esthétique et la beauté du message. Ayez constamment à l’esprit que chaque acte que vous posez, attribue systématiquement une image à votre évènement et influencera donc le désir ou non de votre destinataire à répondre présent. Il n’est sans doute plus à préciser que le message doit être personnalisé en fonction du type et de la qualité de l’évènement.

Cependant, certains pourraient utiliser cette méthode, non en 2e position, mais plutôt en lieu et place du « Save the date ». Vous l’aurez compris : la décision vous appartient.

Plus simple et plus efficace le coupon réponse, en effet la plupart de vos convives pour répondront naturellement pour vous aider dans la gestion de votre événement, il ne vous restera plus qu’a relancer les derniers quelques retardataires. La gestion du nombre d’invités pour votre organisation traiteur, décoration en sera grandement facilitée.

Vous vous mariez en pleine année scolaire ?

Déjà en année scolaire, aucun souci à vous faire quant au lieu. En printemps et en hiver, il n’y a pas vraiment de réception. Vous ne courrez donc pas le risque de vous voir arraché le lieu que vous convoitez. Toutes les éventualités vous seront donc favorables en ces périodes. Mais pensez à réserver d’avance.

Parlant du délai d’envoi, en tenant compte des cours (parce que 90% de vos invités sont des parents d’apprenants) un maximum de trois mois est largement suffisant pour que vos invités se préparent convenablement à partager les joies de ce jour avec vous.

Précautions

  • Assurez-vous que votre invitation donne toutes les précisions : date, heure, lieu, thème ; style et surtout s’il s’agit d’un évènement surprise pour un proche ; afin que certains invités ne gâche involontairement l’effet surprise. Ce serait bien dommage !
  • Ne faites pas de prévisions strictement conformes au nombre d’invitations validées. Vos invités pourraient venir accompagnés ou pourraient avoir maladroitement informé d’autres personnes. La probabilité d’avoir des invités imprévus est donc évidente. La solution ? Ajoutez toujours une proportion surplus à vos prévisions (gâteau, dragées, et tout autre facteur à savoir menus, boissons, nombre de places…).
  • Non seulement en fonction de votre budget, mais aussi en fonction du temps que requiert les préparatifs de l’évènement entier, ne concentrez pas toute votre énergie et toutes vos finances sur la conception, l’impression et l’envoi des invitations. Souvenez-vous qu’il ne s’agit que d’une étape du processus. Le vrai boulot vous attend (commande de menus, de gâteau, tenues du jour, sans oublier tout le tralala post-évènement).
  • Demandez, dans votre invitation, aux destinataires de confirmer leur présence au moins un mois à l’avance. Ceci vous permettra de tendre le plus possible vers des prévisions justes.
  • Faites attention à qui inviter : une personne divorcée (surtout fraîchement) pourrait être contrariée si vous lui faites parvenir une carte d’invitation à votre mariage. Si vous tenez à la voir, prenez le soin de gérer personnellement ce cas et avec diplomatie.

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